一生懸命仕事をしていると、一年が経つのはあっという間ですね。今年も残すところあと僅かとなりました。
師走という名の通り、怒涛の忙しさに追われる日々ですが、新年の挨拶の準備は済んでいますか？
普通はFAXや郵送で送るお年賀ですが、最近では経費がかからないという事でメールも利用されるようになってきました。
メールでは失礼になるのでは？という人もいますが、きちんとマナーを守っていれば大丈夫なんだとか。
そこで、今回は新年の挨拶をメールで送る際のマナーと注意点について、お話したいと思います。
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上司や目上の人にも、メールで良いの？
年賀状ではなく、メールで新年の挨拶をしようと思っている場合、自分の上司がメールに対してどのような印象を持っているのかを事前にチェックしておく必要がありますね。
中には、不愉快に思う上司もいるかもしれません。そういう相手には面倒でも年賀状を送っておいた方が無難です。
最近は社内の個人情報の管理も厳しくなってきていますし、直属の上司でも住所を知らなかったりとか、聞いても教えて貰えなかったりとかっていう場合があると思います。
また、会社の方針として年賀状のやり取りを自粛するように進めている会社も増えているそうです。面倒だから年賀状はいらない、という上司もいるでしょう。
そのような上司に対してなら、メールで新年の挨拶を済ませても問題ないと思います。
やはり、会社の方針や上司・目上の方の「メールで新年の挨拶をする事」に対しての印象や態度を調べておく必要がありますね。
新年の挨拶を上司に送る際の例文
まず、件名は「謹賀新年」、「謹んで新年のご挨拶を申し上げます」、「新年のご挨拶」のいずれかにしましょう。
本文は、最初に上司の名前役職、新年の挨拶、日頃の感謝の気持ち、今年の抱負などを述べる流れで、簡潔に作ります。
また、「メールにて失礼いたします」など一言添えるのを忘れずに。
挨拶分に加えて、行を変えて個人的な話をすることで少し堅苦しくなくなります。
さらに、送り先が会社の上司である場合、単なる挨拶文だけでなく、社員としての抱負や心構えなども書くと良いでしょう。
‐例文‐
○○課長 総務の○○です。
謹んで新年のご挨拶を申し上げます。メールにて失礼いたします。
(個人的な話)
昨年は○○にてたいへんお世話になりまして、有難うございました。
(抱負や心構え)
本年も、よろしくご指導のほどをお願い致します。
ビジネスで年賀メールを送る際の注意点
まず「Bcc」などを使って、一斉送信をしない事！
もともと、「年賀状」は新年の挨拶に直接伺う事ができない場合の略式の挨拶状です。
そして、年賀メールは「年賀状」をさらに略式したものですので、一斉送信では失礼にあたる可能性もあります。
また、一斉送信したメールは先方に分かってしまいますので、注意が必要です。
コピペでも良いので、きちんと入力しましょう。
「機種依存文字」は使わない事！
例として「○で囲んだ数字(丸数字)」や「ローマ数字」「単位記号」などです。
また、絵文字も文字化けする事があるので、使わない方が無難ですね。
最後に
ついに年賀状までメールで済ませる時代がきましたね。正直、きちんと年賀状を出したいところですが、できない相手もいますからね。そういう相手には、マナーを守った年賀メールで対応するしかないのかもしれません。
年賀状を出せるのに年賀メールで済ませるのは、なんとなく戴けない気もしますが…。
寂しい時代になってしまった気がするのは、何でなのでしょう？
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